A cosa serve SharePoint: gestione files, documenti e molto altro

Microsoft SharePoint Online, àncora di salvezza per il lavoro in team in presenza e da remoto, è una piattaforma applicativa sicura per la gestione dei documenti aziendali votato alla collaborazione senza compromessi.

Cos’è SharePoint?

SharePoint è nato nel 2003 come uno strumento di collaborazione che permetteva la condivisione di file on-prem, cioè nell'infrasttruttura interna alle aziende. Nel tempo non solo si è spostato sul cloud ma si è rivelato un vero e proprio sistema di gestione e centralizzazione dei file con la finalità di migliorare la comunicazione interna delle aziende. Con l’esplosione del lavoro da remoto, accelerata dagli eventi del 2020-2021, è diventato strategico per supportare il lavoro in team anche quando il team è “frammentato” e i dispositivi sono molteplici. Oggi, SharePoint è ancora più ricco di funzionalità come ad esempio lo strumento per creare siti accessibili ai dipendenti di una stessa organizzazione (intranet), oppure resi disponibili e pubblicati sul web per ospiti e/o collaboratori strategici.

A cosa serve SharePoint?

Hai almeno tre buone ragioni per utilizzarlo:

• SharePoint garantisce un accesso sicuro e monitorato al dato, proteggendo i documenti aziendali dagli accessi indesiderati o dalle cancellazioni accidentali
• Permette la produttività in ogni condizione, con una continuità aziendale che può proseguire in qualunque situazione. Pandemia a parte, nessun problema al Pc dell'utente può interrompere la continuità del lavoro: basterà entrare su SharePoint da un altro dispositivo per continuare ad operare sui socumenti aziendali condivisi
• È conveniente poiché non prevede né infrastruttura né personale dedicato IT, essendo il servizio interamente gestito da Microsoft in modalità SaaS (leggi qui il nostro articolo per scoprire cos'è e perchè segliere la configurazione SaaS)

SharePoint è (anche) un web editor 

Non tutti sanno che SharePoint è anche un Web Editor, cioè un applicativo che permette la creazione di siti e portali senza particolari competenze di linguaggio html o in generale di programmazione. La stragrande maggioranza delle aziende utilizza questo tool per la condivisione dei file, ma le funzionalità vanno ben oltre. Infatti:

• Possono essere definiti e gestiti gli utenti che possono modificare ed editare contenuti
• C’è un pannello di controllo centralizzato per una potente e granulare gestione
• Si possono caricare contenuti schedulati, programmandone la pubblicazione
• Si possono condividere documenti con opzioni di sicurezza e di controllo dei contenuti senza eguali

Lavorare “in verticale” con documenti centralizzati

Realizzare un progetto che richiede lavoro in team significa aver bisogno di mettere le mani più e più volte a un contenuto, realizzandone diverse versioni.

Con SharePoint Online i file sono centralizzati, salvati nel cloud sicuro di Azure, due o più utenti possono accedervi e lavorare contemporaneamente. Nello specifico, Microsoft SharePoint prevede funzioni utili come le precedenti versioni dei file salvate in cronologia, con la possibilità di visualizzare le versioni precedenti, ma anche la possibilità di lavorare in collaborazione tra più utenti collegati coinvolgendo anche ospiti e/o fornitori.

Un team può creare liste, repository documentali, calendari sincronizzati essenziali per portare a buon fine un progetto. A seconda del ruolo, è possibile gestire permessi diversi per elementi e decidere chi può solamente visualizzare e chi può editare o condividere ogni singolo file.

10 Funzionalità utilissime di Microsoft SharePoint

1. Condividere in modo semplice documenti, calendari, task e contatti
2. Caricare, gestire e scaricare file di ogni tipo
3. Lavorare in sincrono e a 4 mani sui file, assieme ai collaboratori
4. Prevedere la gestione degli accessi ai documenti o alle pagine
5. Mantenere le versioni delle modifiche al documento, visualizzarle attraverso la cronologia versioni
6. Cercare (e trovare) rapidamente i documenti utilizzando parole chiave o criteri di ricerca avanzati
7. Sfruttare funzionalità avanzate come: realizzare un sito intranet aziendale, lavorare in modalità preview e schedulare la pubblicazione di contenuti
8. Creare un sito del team riservato ad un gruppo di Microsoft 365
9. Dare accesso ai documenti aziendali a qualsiasi dispositivo mobile
10. Personalizzare l'interfaccia utente per aumentare la produttività del team

Zero infrastruttura

Per accedere a SharePoint sono sufficienti le credenziali utente di Microsoft365: username e password. Fine. Non servono App e si può accedere anche da smartphone e/o in mobilità.

Con la versione online,  la gestione dell’infrastruttura si azzera perché viene fatta da Microsoft la quale si occupa direttamente della sicurezza e manutenzione lato server, del versioning dei documenti e di tutte quelle attività normalmente in carico al reparto IT. Quello che ti serve è un dispositivo che supporta Microsoft 365 (praticamente tutti) per poter lavorare al meglio con i files di Office e condividerli in SharePoint.

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