Change Management for IT: 3 errori da evitare

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30 settembre 2021

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La Digital Transformation richiede alle imprese un processo di modernizzazione della propria infrastruttura IT. L'adozione di un refresh tecnologico, specie se cloud based, deve essere adeguatamente supportato da un corretto approccio al Change Management, paradigma non sempre facile da applicare.

Poche sono le organizzazioni già pronte alla gestione del cambiamento, generalmente vengono commessi uno o più errori strategici che riteniamo sia utile evitare.

Change Management per la Digital Transformation

La digital transformation impone già da tempo alle aziende di integrare tecnologie digitali per velocizzare, semplificare e automatizzare i processi di lavoro. Anche l’infrastruttura IT diventa parte integrante, se non la protagonista, di questa evoluzione digitale rappresentando di fatto la base di partenza per abbracciare cambiamenti profondi.

Dobbiamo constatare che, purtroppo, nel recente passato l'imprenditoria italiana non si è dimostrata incline al cambiamento: ci sono diversi casi di successo ma, nel complesso, questa lettura è largamente condivisa ed emerge da numerose ricerche di mercato. Solamente a seguito delle restrizioni dettate dal lockdown le organizzazioni hanno iniziato a "vedere" con nuovi occhi il business e precisamente da un punto di vista più produttivo, funzionale e “moderno”. Paradossalmente è stato proprio un evento restrittivo a dare una spinta decisiva ai decision maker aziendali, costringendoli a una maggior propensione all’evoluzione del business.

Al di là dell'accettare ed abbracciare il cambiamento, è fondamentale approcciarsi ad un metodo per raggiungerlo. Anche in questo contesto le aziende si dimostrano spesso impreparate a progettare correttamente una robusta transizione.

Metodologia del Change Management

Il Change Management è la metodologia da applicare per gestire e sostenere i cambiamenti in azienda in modo graduale ed efficace. Un processo che tocca una pluralità di aspetti caratterizzanti il business: tecnologia, organizzazione, processi ma soprattutto persone.

Posto un obiettivo quindi, il Change Management suggerisce come affrontare la transizione e lo fa considerando tutti gli elementi coinvolti nel cambiamento (il cosiddetto modello 4P):

  • People (le persone sono al centro del cambiamento)
  • Process (i processi aziendali devono essere rimodulati)
  • Platform (l’adozione delle tecnologie più adatte)
  • Place (il cambiamento infine chiede di ripensare anche ai luoghi di lavoro, favorendo forme di flessibilità e lavoro agile).

Implementare tecnologie di cloud computing, migrare le risorse aziendali verso server in cloud e virtualizzare i desktop sono azioni che investono tutti questi aspetti: le persone che devono usare gli endpoint in ufficio o in modalità smart working, le nuove tecnologie implementate e il modo in cui queste incidono sui processi lavorativi.

La modernizzazione dell’infrastruttura IT è a tutti gli effetti un percorso di digital transformation ed in quanto tale deve essere gestito.

Change Management for IT: i 3 errori più frequenti

Quando aiutiamo le aziende nel percorrere il processo di cambiamento delle loro infrastrutture IT seguiamo una procedura codificata, collaudata e rodata da anni di esperienza diretta sul campo. Questo supporto fa tesoro dei molti errori commessi da aziende che si sono approcciate al cambiamento in modo errato o superficiale.

Quali sono questi errori?

1 – Ignorare la percezione del cambiamento nei collaboratori

Come anticipato sopra, il Change Management interessa prima di tutto le persone all'interno dell'organizzazione: sono loro a dover essere messe nelle condizioni di affrontare al meglio il cambiamento in programma.

Uno degli errori più comuni è quello di non coinvolgere e informare dipendenti e collaboratori dell'evoluzione che si vuole compiere, affinché riescano a percepire valori e benefici delle nuove tecnologie che si vogliono applicare.

Se manca questa condivisione degli obiettivi i tempi di implementazione saranno sicuramente più lunghi. Inoltre i collaboratori, non sentendosi parte del processo di cambiamento, non ne saranno promotori.

2 – Tralasciare la fase del progetto pilota

Gran parte delle organizzazioni partono dalla convinzione che il cambiamento debba essere introdotto con un approccio impositivo (top-down) che investa da subito l'intera organizzazione.

Un tale approccio al "cambiamento monolitico" spesso spaventa, mina il cambiamento e ne preclude l'attuazione, spingendo le organizzazioni a rimandare decisioni strategiche fondamentali, scoraggiate dalla mole di lavoro riorganizzativo necessario.

L'approccio ideale e di comprovato successo è quello di applicare la trasformazione implementando un progetto pilota (applicato ad un ramo d'azienda, ad una country o ad un reparto) e replicarlo come modello vincente nel resto dell'organizzazione solo quando tutto sarà accolto e settato nel migliore dei modi. Solitamente questo tipo di approccio vede coinvolti un ristretto gruppo di collaboratori (particolarmente illuminati e flessibili) che sperimentano i nuovi processi diventando poi lo stampo perfetto e rodato da replicare.

Case Study Zambon

Questo è proprio il tipo di approccio che abbiamo attuato assieme al nostro cliente Zambon. Per la virtualizzazione della sua intera infrastruttura siamo partiti apportando le nuove tecnologie ad una sola country per poi replicarla in tutte le altre. Ne abbiamo parlato nell'articolo "Smart working: aziende che lo applicano in tutta sicurezza".

3 – Cantar vittoria troppo presto!

I risultati della trasformazione non sono immediati e spesso si vedono alla distanza, quando i processi iniziano a sedimentare e quando i cambiamenti sono stati assimilati completamente dall'organizzazione. Ciò presuppone che a seguito dell'implementazione debba seguire una fase di monitoraggio che permetta di misurare e decretare lo stato dell'avvenuto cambiamento.

Cantare vittoria troppo presto potrebbe rivelarsi un problema in seguito e, paradossalmente, porre un freno all'innovazione.


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